Staða skjala­vist­un­ar­mála hjá Vest­ur­byggð

Gríðarlegt magn skjala er í vörslu Vesturbyggðar og eru elstu skjölin fyrir árið 1900. Skjölin eiga mörg hver uppruna sinn í þeim hreppum sem sameinuðust og urðu að Vesturbyggð árið 1994, og enn er sveitarfélagið að fá ábendingar um að gögn sem urðu til í hinum fornu hreppum séu staðsett hingað og þangað um sveitarfélagið. Vesturbyggð hvetur íbúa og aðra sem hafa slík skjöl í sinni vörslu að koma þeim til Þjóðskjalasafns Íslands, sem ber skv. 1. mgr. 13. gr. laga um opinber skjalasöfn, að taka við og heimta inn skjöl og varðveita þau sem hafa að geyma upplýsingar sem þýðingu hafa fyrir stjórnsýslu eða hagsmuni og réttindi borgara eða hafa sögulegt gildi.

Vesturbyggð er afhendingaskyldur aðili til Þjóðskjalasafns Íslands skv. 4. tl. 1. mgr. 14. gr. laga um opinber skjalasöfn, sem þýðir að Vesturbyggð er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll þau skjöl sem verða til hjá sveitarfélaginu eða eru í vörslu þess. Þjóðskjalasafn Íslands tekur við gögnum frá Vesturbyggð, þar sem sveitarfélagið rekur ekki héraðsskjalasafn á eigin vegum og er ekki með aðild að slíku safni. Mikil handavinna er að fara í gegnum þau skjöl sem eru í vörslu sveitarfélagsins skv. reglum um Þjóðskjalasafn Íslands um grisjun í skjalasöfnum sveitarfélaga og stofnana þeirra nr. 627/2010 og útbúa þarf geymsluskrár fyrir öll þau gögn sem Vesturbyggð ber að skila.

Vesturbyggð hefur einnig unnið að því að uppfylla lögbundnar skyldur sínar varðandi skjalavistun. Í samræmi við reglur um skjalavistunaráætlanir afhendingaskyldra aðila nr. 571/2015 hefur Vesturbyggð unnið að skjalavistunaráætlun og stefnt er að því að áætlunin verði send Þjóðskjalasafni Íslands til staðfestingar á næstu vikum. Einnig hefur verið unnið að því að setja upp málalykil fyrir Vesturbyggð til næstu 5 ára, en tilgangur málalykils sveitarfélagsins er að flokka skjöl og mál á rökréttan hátt eftir efni í málaskrá. Málalykill Vesturbyggðar frá 1. mars 2019 til 29. febrúar 2024 var staðfestur af Þjóðskjalasafni Íslands þann 1. mars 2019 og eru nú öll skjöl Vesturbyggðar flokkuð og vistuð í samræmi við málalykilinn.

Efnissvið málalykils Vesturbyggðar eru eftirfarandi:

Mikið verkefni er þó enn óunnið og mun taka tíma, en starfsmenn Vesturbyggðar hafa unnið ötullega að því að koma skjalamálum sveitarfélagsins í viðundandi horf í samræmi við lögbundnar skyldur og munu halda því mikilvæga verkefni áfram.